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幸运农场:为解决电子邮件“杀时间”的短板

幸运农场:为解决电子邮件“杀时间”的短板

  随着人口红利的过去,今天的互联网巨头崇尚产品的杀时间属性,占用时间越长,意味着产品价值越大。但有一种产品“杀时间”成了它的短板,从产品开发者到用户都不希望它过于杀时间。你们想的没错,我说的是电子邮件。

  许多职场人士或许有一种感受,每天的工作时间会被各种接收到的邮件打断,邮件多的人容易产生隔几分钟就去Check一下收件箱的惯性动作,确认下是否有新邮件。因此,许多人被迫的处于不断接收邮件、发送邮件的死循环之中,大量时间被消耗其中。

  简单计算一下,假设一天只看100次收件箱,一次花上两分钟的话,三个小时就花在了收件箱上。但对于许多职场人士而言,花在邮箱上的时间或许远不止。华盛顿邮报曾指出,许多人在被成堆的电子邮件淹没之后,无奈的选择了删除他们所有的旧邮件。也因此有人吐槽人生太短,邮箱太满。所以,即使今天的电子邮件在不断突破过去的局限与问题,但它依然存在一个最大的短板——杀时间。

  数据显示,每年发出去的工作邮件仍高达1000亿,且以10%的速度在增长。法国心理学家法比恩·马西(Fabien Mathy)通过总结却发现,自己一年内在工作时用来阅读、书写和归类电子邮件的时间至少达到600小时。换算下来,相当于6、7、8三个月份每天花8个小时处理电子邮件。马西称,我们已经不能像以前那样腾出四分之三的时间处理一个项目。

  在法国,这种压在职场人士头上的“随时在线”的状态居然引起了政府的重视,此前法国政府还颁布了一项法律,为该国职场人士赋予“断网权”,对抗因为科技发展而兴起的“随时在线”的职场文化。

  为了改善邮件杀时间的特性,巨头们也操碎了心。在今天,电子邮箱向移动化商务办公方向迭代,提高碎片化时间高效处理邮件的能力。曾经被Dropbox一亿美元收购的移动电子邮件客户端Mailbox给电子邮件带来了很强的手势操作功能。后来“手势滑动来将邮件存档或是删除”成为了邮件应用必备的标准功能,Google’s Inbox、 Microsoft Outlook、Yahoo Mail,这些巨头旗下的电子邮件应用均概莫能外。

  这样一来,用户能够随时随地处理邮件,无需受到文件夹及邮件管理的约束,将一封封电子邮件作为一个个任务,从处理动作到处理时间安排都极具效率。通过移动化与手势操作简化来破局电邮过载、杀时间的难题。虽然这是一种思路,且已经成为标配,但它只是一种基础能力,没有涉及到邮件的管理与优化层面。

  如何从简化操作的基础上,通过对繁杂的邮件管理本身做出优化逐步提上巨头们的议程。其实,早在2011年的时候,Google开发了一套系统,用户可以通过这套系统快速找出重要邮件并放在屏幕最上方,这种邮件也被称之为特权邮件。这样一来,用户可以优先处理这些重要邮件,而不是像过去一样大海里捞针般寻找它们。

  但是哪些邮件是重要的,需要有判定标准,谷歌通过数据化的思路来破局,在此基础上进一步升级,推出Gmail Metrics。Gmail Metrics可以基于数百个数据点和可定制化的视觉功能,为用户提供了可视化的数据分析工具,用户可以通过这套系统了解自己的邮箱使用情况,对收发邮件数量、分时段邮件流量、响应时间与回复字数进行统计。

  这套数据分析工具可以让用户梳理出哪些邮件可能对自己来说是重要的,可以做到回头去优先处理。可以说,谷歌通过特权邮件设计与数据化分析工具管理机制,将用户筛选重要邮件的效率大大提升了。

  但智能数据化筛选重要邮件虽然是一大进步,但还不够,因为大量普通邮件的管理与优化同样重要,想象一下你打开工作邮件第一眼映入眼帘的是密密麻麻的已读和未读列表,找邮件可能是办公效率低下的重要一环。因此,当前多数厂商主要还是通过邮件整理、聚合的思路让让邮件更加易于管理。

  谷歌早前有个邮件产品叫Inbox,它可以通过识别邮件中的关键词,将邮件自动归类,比如可以抓取优惠等关键词归入促销类别,这是一种邮件智能化识别、并自动聚合归类的方式来整理邮件,节省用户时间。

  另一个国外电邮厂商是Knowmail,它的整理方式是把邮件自动分类为 “紧急” 、“重要”以及其他的分类,并根据用户的个人情况为其推送真正有用的消息。

  谷歌Inbox与Knowmail都是通过聚合,归类的思路来整理繁杂的邮件,幸运农场:为解决电子邮件“杀时间”的短板巨头们做了哪些努力?但是它纯粹的自动化思路可能存在一定的局限,即机器主导而非用户主导,很难做到归类的精准性与时效性。另一种整理归类是筛选器模式,以Outlook横扫企业电子邮件市场的微软后来发布的Clutter功能扮演着智能邮件筛选器的角色,能利用Office Graph的处理引擎来学习和决定邮件的优先级。

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